Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement Rockkoor “Let’s Rock”

In dit reglement wordt een aantal huishoudelijke zaken geregeld ter aanvulling op de statuten.
Het huishoudelijk reglement wordt elk jaar in de Algemene Ledenvergadering opnieuw goedgekeurd en vastgesteld.

1. De oprichting
Het Rockkoor is op 1 september 2004 opgericht op initiatief van Ria Fambach, in samenwerking met Frans Limburg en Saskia Withaar. Per 18 december 2006 is het koor een vereniging geworden.
Rockkoor “Let’s Rock” is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 37129199.

2. Dirigent
Het koor staat onder leiding van een dirigent.
Deze heeft de artistieke leiding van het koor, zodanig dat hij vrij is in de muzikaal technische uitvoering van zijn werkzaamheden:
– Het leiden van repetities en uitvoeringen.
– Het geven van adviezen en aanwijzingen aan koorleden en stemgroepen.
– Het afnemen van stemtesten.
– Het opstellen van een repetitieschema.
De dirigent bepaalt de repertoirekeuze, waarbij hij wordt geassisteerd door de muziekcommissie.
De dirigent zal de bestuursvergaderingen bijwonen op uitnodiging van het bestuur, indien daartoe aanleiding is.

3. Doelstelling van het koor
Het koor streeft naar een aantal leden van maximaal 60 personen, die evenwichtig zijn verdeeld over de verschillende groepen. Het koor heeft als doel om enkele keren per jaar op te treden, zelfstandig of in samenwerking met anderen.

4. Meerstemmig zingen
Let’s Rock is een koor dat in principe meerstemmig zingt.

5. Repertoire
Het koor zingt nummers uit het brede rockrepertoire.

6. Repetitieavond
De koorrepetitie is op woensdagavond van 20:00-22:00 uur in het Gebouw “De Boomgaard”, Middenpad 2, 1461 BW Zuidoostbeemster.
Het is de bedoeling dat bij binnenkomst de presentielijst wordt getekend. Halverwege de repetitie is een korte pauze waarin (tegen betaling) iets gedronken kan worden.

7. Koordiscipline
Koordiscipline betekent aandacht en concentratie tijdens de repetitie.
Bij uitleg van de muziek is het storend als er doorheen wordt gepraat. Maar belangrijk is ook dat wordt geluisterd naar de andere groepen, ook als je zelf even niet meezingt.
Praten is voor in de pauze en na de repetitie. De duur van de pauze is 15 minuten.

8. Aanwezigheid koorrepetitie
Uitgegaan wordt dat het (aspirant-)koorlid elke week op de repetitie aanwezig is. Om duidelijker te zijn, er is dus geen sprake van vrijblijvendheid. Dit om de kwaliteit van het koor te waarborgen. Zo zal het koorlid worden aangesproken op afwezigheid zonder bericht of op veelvuldige afwezigheid. Ziekte is de enige geldige reden voor langdurige afwezigheid. De dirigent en het bestuur bepalen eventuele gevolgen t.a.v. het lidmaatschap.
Als het (aspirant-)koorlid niet aanwezig kan zijn bij een repetitie, dient men zich af te melden. Dit kan per e-mail naar info@rockkoorletsrock.nl of in de groepsapp.

9. Bladmuziek, oefenbestanden en presentatie koor
De bladmuziek staat in Dropbox (op de website onder het kopje muziek) en dient het koorlid zelf uit te printen. Verder worden er voor elke partij oefenbestanden van het repertoire in de Dropbox geplaatst.

In verband met onder andere de copyrights is het niet de toegestaan dat koorleden eigen bladmuziek doorspelen aan wie dan ook zonder de schriftelijke toestemming van het bestuur.
Ook het kopiëren van eigen bladmuziek ten behoeve van nieuwe leden is niet toegestaan. Nieuwe koorleden krijgen toegang tot de Dropbox zodra de eerste contributie is voldaan. Daarna kunnen ze alle bladmuziek zelf downloaden en uitprinten en de oefenbestanden downloaden en beluisteren.

De werkgroep presentatie bepaalt de bewegingen/presentatie bij nummers waar dit mogelijk is. Per nummer worden de bewegingen in een document vastgelegd en geplaatst in Dropbox.

10. Instrumentale begeleiding
Tijdens de repetities wordt het koor begeleid door de eigen band en bij afwezigheid van de band wordt gebruik gemaakt van muziekbanden. Optredens worden, bij voorkeur, alleen gedaan met de eigen band.

11. Repertoire optreden/concert
Het repertoire (voorlopige setlist) voor een eigen concert wordt tenminste drie maanden van te voren bekend gemaakt. Twee maanden voor het concert wordt de definitieve setlist vastgesteld.
Het repertoire (setlist) voor een optreden (korenfestivals etc.) wordt tenminste één maand van te voren vastgesteld.

12. Optredens
Vanaf zes weken voor een optreden/concert dient het koorlid bij alle repetities aanwezig te zijn. Bij afwezigheid van twee of meer repetities beslist de dirigent of het koorlid kan meezingen bij het optreden/concert.
Bij voorzienbare afwezigheid van een optreden dient het koorlid zich, tot uiterlijk één maand voorafgaand aan een optreden, af te melden per e-mail (info@rockkoorletsrock.nl).
Een aspirant-koorlid mag in de proeftijd van drie maanden niet deelnemen aan optredens, tenzij door dirigent en bestuur anders wordt bepaald.
Twee maanden voor het eigen concert worden er geen optredens of workshops gepland.

13. Kleding
Het koor treedt op in een combinatie van zwart met spijkerstof, helemaal zwart of helemaal spijker.

Dames : Alles toegestaan jurk/rok/broek etc. maar geen print of opdruk op de shirts.
Bij de keuze rok of jurk dient een zwarte panty te worden gedragen.
Heren  : een zwart shirt zonder opdruk, met zwarte- of spijkerbroek.

Voor alle koorleden geldt:
Zwarte schoenen of laarzen met een donkere zool.
– Jeans niet te licht van kleur. Standaard denim of donkerder.
Badge, linksboven op de kleding. De badge wordt gedragen bij alle optredens, m.u.v. het eigen concert

14. Aanspreekpunt bij optredens/concert
In aanloop naar een optreden/concert en tijdens een concert is één bestuurslid het vaste aanspreekpunt.

15. Vakanties
Vakanties voor het koor lopen gelijk aan de reguliere zomervakantie en kerstvakantie voor de basisscholen.
De overige schoolvakanties is er gewoon een koorrepetitie.

16. Algemene ledenvergadering (ALV)
Elk jaar vindt, in principe, in maart de algemene ledenvergadering plaats.
Het inschrijfgeld en de contributie worden jaarlijks in een extra algemene ledenvergadering in de maand november vastgesteld.

17. Bestuurs- en commissieleden
Om deel uit te maken van het bestuur of commissie dient een lid minimaal één jaar lid te zijn van de vereniging. Bestuursleden worden gekozen door de leden op de ALV.
Commissieleden worden gekozen door het bestuur. Indien zich meerdere kandidaten aanmelden voor één commissieplaats dan wordt de beslissing op een eerstvolgende bestuursoverleg na de ALV genomen. Zitting nemen in meerdere commissies is niet toegestaan.

18. Commissies
Uit het koor zijn de volgende commissies gevormd t.w. een
– Muziekcommissie
– Kascommissie
– PR-commissie

19. Werkgroepen
Jaarlijks wordt er een werkgroep Activiteiten gevormd om een koordag of kooruitje te organiseren.
Hoe het koor zich presenteert tijdens de nummers is een taak van de werkgroep Presentatie.

20. Adreswijzigingen en wijziging telefoonnummer
Indien de adresgegevens c.q. telefoonnummer wijzigen dient het koorlid dit zo spoedig mogelijk per e-mail door te geven aan de secretaris (info@rockkoorletsrock.nl).

21. Whatsappgroep
Voor calamiteiten of ‘op het nippertje’ zaken is er een Whatsappgroep (Mededelingen Rockkoor).

22. Website en Facebook
Het koor beschikt over een website (www.rockkoorletsrock.nl). Hierop staan onder andere de activiteiten van het koor vermeld. Onder het kopje ‘leden’ staat het besloten gedeelte en is alleen voor koorleden toegankelijk met een wachtwoord. Dit wachtwoord wordt elk jaar gewijzigd.
Het koor heeft ook een eigen Facebook pagina.

23. Communicatie
Mededelingen en besluiten van het bestuur zullen zo spoedig mogelijk worden medegedeeld op de repetitie, in de mededelingen-Whatsapp, de nieuwsbrief en zo nodig per mail.

24. Nieuwsbrief
Het koor wordt per nieuwsbrief op de hoogte gehouden van nieuws, mededelingen, etc. Ook koorleden kunnen hiervoor tekst aanleveren bij de secretaris per e-mail.
De nieuwsbrief wordt geplaatst op het besloten gedeelte van de website. Per e-mail en/of Whatsappgroep worden de koorleden daarvan op de hoogte gesteld.

25. AVG
Rockkoor Let’s Rock vindt privacy belangrijk en verwerkt en beschermt de persoonsgegevens conform de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zoals deze per 25 mei 2018 verplicht zijn. Voor informatie zie de privacyverklaring op de website:(https://www.rockkoorletsrock.nl/privacyverklaring/).

26. Toelating nieuwe leden
Nieuwe leden kunnen zich aanmelden bij de secretaris via e-mail: info@rockkoorletsrock.nl. Zijn er meer aanmeldingen dan geplaatst kunnen worden, dan volgt plaatsing op een wachtlijst. Indien een koorlid, iemand weet die ook wel eens een repetitie wil bijwonen, dient het koorlid eerst contact op met de secretaris.

Een aspirant-koorlid moet van rock houden, gemotiveerd en energiek zijn en over een redelijke zangstem beschikken.

Het aannemen van een nieuw lid zal in twee fasen gebeuren. Als de belangstellende komt luisteren wordt deze opgevangen door een bestuurslid, die hem of haar wegwijs maakt binnen het koor. Na afloop van de repetitie wordt er een aanmeldingsformulier meegegeven.
De tweede keer dat hij/zij komt wordt door de dirigent een stemtest afgenomen, zodat hij kan bepalen of de belangstellende in aanmerking komt voor lidmaatschap van het koor en zo ja, in welke groep het nieuwe koorlid het best past. Vanaf die datum gaat het lidmaatschap in voor een proefperiode van drie maanden. Het aspirant-koorlid zingt dan voor drie maanden mee. In deze periode mag het aspirant-koorlid niet deelnemen aan optredens. De kosten voor de proefperiode staan vermeld op het inschrijfformulier. Als het aspirant-koorlid heeft betaald krijgt hij/zij toegang tot het besloten gedeelte van de website. Daarna kan het aspirant-koorlid alle bladmuziek zelf downloaden en uitprinten en de oefenbestanden downloaden en beluisteren.
Na drie maanden wordt het proeflidmaatschap bij wederzijds goedvinden omgezet in een definitief lidmaatschap.

27. Toestemming foto’s en videomateriaal
Met het aangaan van het lidmaatschap geeft het (aspirant-)koorlid automatisch toestemming om foto’s en videomateriaal van een optreden/concert te plaatsen op de website, Facebook en in de overige media.

28. Contributie
Het inschrijfgeld en de contributie worden jaarlijks in een extra Algemene ledenvergadering vastgesteld.
Deze Algemene ledenvergadering vindt plaats in de maand november. Voor het jaar 2019 bedraagt de contributie € 220,00.
Voor nieuwe leden, die na 1 januari lid worden geldt een contributie naar evenredigheid.
Betaling kan in één keer aan het begin van ieder kalenderjaar of in vier termijnen (begin van elk kwartaal) en dient overgemaakt te worden op rekeningnummer IBAN nummer NL45 INGB 0002 9731 33 (ING Bank) t.n.v. Rockkoor Let’s Rock te Purmerend o.v.v. naam koorlid. Bij afwezigheid van de repetities loopt de betaling door.

29. Kosten deelname aan korenfestivals
Indien bij een korenfestival entreekosten worden gevraagd, dan dienen deze kosten door het koorlid zelf te worden betaald.

30. Opzegging lidmaatschap
Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk tenminste vier weken voor het eind van het kalenderjaar te gebeuren. In geval van tussentijdse beëindiging van lidmaatschap dient, m.u.v. een bijzondere omstandigheid, de volledige contributie van het betreffende kalenderjaar te worden betaald. Het bestuur bepaalt wat een bijzondere omstandigheid is.

Huishoudelijk Reglement Rockkoor “Let’s Rock” – april 2019